Sistem pengelolaan Program Studi Sastra Inggris dibangun melalui tata
pamong yang baik. Hal ini sesuai dengan SOP (standard operational procedur). SOP tersebut dijalankan sesuai dengan program kerja bidang masing-masing, dan sistem pengelolaan program manajeman mutu disertai dokumen pendukung yang dihimpun dalam bidang/bagian kerja masing-masing.

Implementasi dari tata pamong yang baik tersebut dicerminkan dari baiknya
sistem pengelolaan fungsional program studi yang meliputi;

  1. Perencanaan,
  2. Pengorganisasian,
  3. Pengembangan staf,
  4. Pengarahan,
  5. Pengawasan,
  6. Monitoring dan
  7. Evaluasi,

terutama dalam penggunaan sumber daya pendidikan, agar tercapai efektifitas dan efisiensi penyelenggaraan Catur Dharma Perguruan Tinggi dalam lingkup program studi.

1. Planning

Perencanaan (Planning) yang dilakukan mengacu pada visi, misi,
tujuan dan sasaran yang merupakan penjabaran dari RENSTRA
Program Studi Sastra Inggris. Perencanaan dilakukan pada delapan
bidang yaitu:

  • Pendidikan dan Pengajaran;
  • Penelitian;
  • Pengabdian kepada Masyarakat;
  • Pembinaan Kemahasiswaan;
  • Sumber Daya Manusia;
  • Kelembagaan dan Tata Laksana;
  • Keuangan dan sarana-prasarana;
  • Korporasi dan Kerjasama.

Untuk mengimplementasikan RENSTRA tersebut, maka setiap tahun diselenggarakan rapat kerja rutin oleh program studi di bawah koordinasi Fakultas. Setiap unit membuat dan mengusulkan rencana kerja masing-masing bidang.

Penyusunan program kerja dilakukan secara terpadu  dengan terlebih dahulu dilakukan evaluasi program kerja tahun sebelumnya. Apabila ada program kerja yang tidak terlaksana pada tahun sebelumnya, maka program kerja tersebut dapat direncanakan kembali jika dianggap masih diperlukan.

Hasil kompilasi yang telah dilakukan selanjutnya diusulkan ke Universitas. Setelah mendapat persetujuan dari Universitas, maka program kerja tersebut dapat dilaksanakan sesuai dengan perencanaan.

2. Organizing

Dalam rangka pencapaian visi, misi dan tujuan yang telah ditetapkan, maka dibuat sistem pengorganisasian kerja yang kuat. Distribusi tugas dan tanggung jawab dilaksanakan dengan pendekatan kolektifitas agar ada kebersamaan dalam pelaksanaannya.

3. Staffing

Penempatan staff di program studi disesuaikankemampuan/latar belakang pendidikan dan keterampilan, guna mendukung keberhasilan memberdayakan perangkat prodi. Fungsi penempatan tercermin pada pendelegasian tugas bagi seluruh civitas akademika dengan pembagian tugas yang jelas.

Fungsi penempatan diperlihatkan dengan adanya manual kepegawaian di tingkat Fakultas yang berisikan kebijakan dalam:

  • Perencanaan tenaga kependidikan
  • Rekruitmen tenaga kependidikan
  • Proses rekruitmen yang dilaksanakan secara konsisten sesuai dengan prosedur yang berlaku menjamin diterimanya staf yang kompeten, sehingga mendukung pencapaian hasil program seperti yang diharapkan.
  • Seleksi
  • Penempatan-rotasi dan mutasi
  • Penilaian prestasi
  • Perencanaan karir, studi lanjut, pertemuan ilmiah, pelatihan,
    pengembangan
  • Kompensasi
  • Gaji Pokok
  • Insentif
  • Fasilitas dan tunjangan
  • Program kesehatan
  • Pensiun

4. Leading

Kepemimpinan di prodi pendidikan Bahasa Inggris FKIP UNIBOS mampu membimbing dan mengarahkan perangkat organisasi prodi menjalankan tugas sesuai dengan program kerja. Terwujud kepatuhan civitas akademika dalam mengikuti instruksi atau penugasan yang diberikan oleh Ketua program studi.

5. Controlling

Ketua program studi menjalankan kegiatan monitoring dan evaluasi terhadap pelaksanaan tugas dari perangkat organisasi; kegiatan ini diperlukan untuk mengukur tingkat pencapaian/keberhasilan dari implementasi kebijakan sehingga dapat menjadi ukuran bagi perencanaan ke depan. Apabila pencapaian tidak sesuai dengan standar yang telah ditetapkan, maka dilakukan evaluasi

Dalam pelaksanaan catur darma perguruan tinggi, sistem monitoring dan
evaluasi dilakukan dengan cara sebagai berikut :

  • Mekanisme rapat rutin Meliputi rapat dosen program studi secara keseluruhan, rapat koordinator mata kuliah paralel dan rapat laboratorium.
  • Mekanisme monitoring kehadiran dosen pengajar Sub bagian administrasi perkuliahan melaporkan rekapitulasi kehadiran dosen dan memberikan fotocopy kehadiran kepada Ketua program studi. Pencatatan kehadiran dosen dengan menggunakan sistem manual yang tercatat di petugas administrasi.
  • Mekanisme monitoring kehadiran mahasiswa :
  1. Dosen pengajar mencatat kehadiran mahasiswa secara manual pada saat perkuliahan dilaksanakan.
  2. Bagian administrasi perkuliahan merekapitulasi kehadiran mahasiswa pada setiap kuliah secara manual dan menyampaikan hasilnya kepada dosen yang bersangkutan dan kepala keuangan.
  3. Menjelang pelaksanaan UAS, dosen dapat menganalisis kehadiran perkuliahan mahasiswa yang memenuhi syarat dan tidak memenuhi syarat untuk mengikuti ujian.